Multifunktionsgeräte im Büroalltag

Die Digitalisierung der Unternehmen ist die große aktuelle Aufgabe der heutigen Zeit. Die meisten denken bei der digitalen Transformation an Computer, Laptops, Tabletts, Cloud, Software, mobiles Arbeiten, Industrie 4.0 usw., aber:

Welche Rolle spielen Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte bei der Digitalisierung?

Trotz dem steigenden Umgang mit digitalen Dokumenten werden gedruckte und kopierte Dokumente nach wie vor benötigt. Moderne Multifunkionsgeräte sind Alleskönner und beinhalten somit viele Eigenschaften: Drucken, Kopieren und scannen in einem Gerät.

Multifunktionsgeräte werden zum Bindungsglied zwischen der analogen und der digitalen Welt.

Damit ist es am einfachsten wenn Unternehmen moderne Multifunktionsgeräte einsetzen. Dementsprechend decken diese Geräte einen großen Teil ihrer Dokumenten-Prozesse ab, egal ob analog und “papierbehaftet” oder digitalisiert.

Zumal das Scannen von Dokumenten neben dem Druck und der Kopie ein immer wichtigerer Bestandteil der Aufgaben der Alleskönner für die Büros ist.

Mit dem Scannen werden Dokumente digitalisiert und können danach digital beliebig weiterverarbeitet werden. Die aktuellen Gerätegenerationen beinhalten zahlreiche Funktionen die eine digitale Weiterverarbeitung, wie z.B. in Dokumentenmanagement-Systemen vereinfacht oder gar erst ermöglicht.

  • Erstellen von durchsuchbaren pdf-Dokumenten (OCR-Erkennung der gescannten Dokumente)
  • Programmierbare Zieltasten zur Bestimmung der Dokumentenklassen direkt vor Start des Scan-Prozesses, z.B. Rechnungseingangsbelege, Personaldokumente usw.
  • Erkennen und entfernen von leeren Seiten

Multifunktionsgeräte als Bestandteil der digitalen Unternehmens-Prozesse

Die Büromaschinen werden häufig unterschätzt, denn längst sind diese nicht mehr einfach nur Drucker oder Kopierer. Durch die immer stärkere Integration in die IT-Infrastruktur der Unternehmen übernehmen Multifunktionsgeräte mittlerweile weitaus mehr Funktionen als nur Kopieren und Drucken. Folglich sind Multifunktionsgeräte ein wichtiger Baustein in den Unternehmen, die Ihre Prozesse digitalisieren.

Die leistungsstarken und robusten Multifunktionsgeräte sind ideal für professionellen Einsatz und vielen Betrieben daher ein fester Bestandteil der Prozesse zur Digitalisierung. Ein typischer Anwendungsfall in der Industrie ist z.B. das Scannen von unterschriebenen Lieferscheinen in die Dokumenten-Management-Software. Auf das digitalisierte Dokument kann nach der Erfassung jederzeit zugegriffen werden.

Je nach DMS-Lösung lassen sich über eine solche Erfassung auch weitere digitale Workflows automatisch starten, wie z.B. der Rechnungsdruck nach dem Scan eines Lieferscheins oder eine Rechnungsfreigabe nach dem Scan einer Lieferantenrechnung.

Handwerk und IT-Know-how

Durch die erforderliche und umfangreiche Integration der Multifunktionsgeräte in die IT-Infrastruktur der Unternehmen ist es folglich nicht mehr nur ausreichend die Geräte technisch und mechanisch einwandfrei als Büromaschinenmechaniker zu betreuen. Vielmehr ist die zuverlässige und komplette Betreuung der modernen Büromaschinen, im Sinne der gesamten IT-Integration, erforderlich und da ist nicht nur der Handwerker, sondern auch der IT-Spezialist gefragt!

Nur vollständig in das Unternehmensnetzwerk integrierte Multifunktionsgeräte entfalten ihre Möglichkeiten voll umfänglich, wie z.B. der Zugriff auf Verzeichnispfade, die Dokumenten-Management-Software oder auf Unternehmens-Adressbücher.

IT-Sicherheit und Datenschutz

Eine Berücksichtigung von IT-Sicherheitsaspekten muss mit der Einbindung in die Unternehmensnetzwerke stattfinden. Das Multifunktionsgerät soll schließlich keine Schwachstelle in Ihrem Unternehmensnetzwerk sein.

Zum Beispiel die Konfiguration einer Zugriffskontrolle. Damit lässt sich verhindern, das unbefugten Personen der Zugriff auf Netzwerkordner und Dokumente verweigert wird. Die Benutzerauthentifizierung kann lokal im Gerät konfiguriert werden oder mit Hilfe einer Software über die Benutzerdatenbank des Servers (z.B. Active Directory). Die Anmeldung kann über ein Passwort am Display erfolgen oder schnell und einfach über RFID-Karten oder Transponder.

Tipp: Oftmals sind die Transponder der Zeiterfassungssysteme oder der Zutrittssysteme auch für die Anmeldung an den Multifunktionsgeräten nutzbar.

Zusammen mit der Benutzerauthentifizierung lassen sich weitere sinnvolle Funktionen mit zusätzlicher Software realisieren.

Kosteneinsparung und Transparenz

Mit einer Follow-Me Print- Lösung erhält der Benutzer seinen Druckauftrag an einem beliebigen Gerät im Unternehmen. Das hat folgende Vorteile:

  1. Kostenersparnis: Studien haben ergeben das bis zu 40% der Druckkosten eingespart werden können. Da der Benutzer nicht direkt ausgedruckt, kann der irrtümlich ausgeführte Druckaufträge löschen, diese verursachen dann keine Druckkosten.
  2. Datenschutz: Follow-me Print-Lösungen stellen sicher, dass unbefugte Personen nicht auf Dokumente im Ausgabefach des Gerätes stoßen, die nicht für Sie bestimmt sind.

Zu diesem Thema hat der Hersteller Kyocera ein interessantes Video “Dokumentensicherheit in deutschen Büros” veröffentlicht.

Über die Softwarelösungen lassen sich weitere Prozesse beim Drucken und Kopieren automatisieren und digitalisieren:

  1. Dokumente lassen sich auf bestimmte Geräte automatisch umleiten. z.B. mit dem Kriterium hohe Seitenanzahl, auf ein schnelles Multifunktionsgerät mit geringen Seitenpreis.
  2. Über den Benutzer oder seiner Gruppenzugehörigkeit lassen sich die Verwendung von Farbausdrucken kontrollieren.
  3. Die Druckkosten der Benutzer können Kostenstellen zugeordnet werden.
  4. Angefallene Druckkosten sind automatisch in Unternehmenssoftware zur Berechnung übertragbar (z.B. Kanzleisoftware)

Minimaler Aufwand bei planbaren Kosten

Das Stichwort dafür ist “Managed Print Service”. Bei Managed Print Service wird ein monatlich fester Preis vereinbart. Dieser ist angepasst auf Ihre Ausstattung, Ihr Druck- und Scanvolumen und die Laufzeit.

Außerdem sind in der Regel in der monatlichen Pauschale alle Service-Einsätze Vor-Ort oder per Fernwartung, die Ersatzteile und die Verbrauchsmaterialien enthalten.

Mit Hilfe einer Software werden die Geräte zudem ständig überwacht. Auftretende Störungen und der Bedarf an Verbrauchsmaterial werden direkt und proaktiv unseren Service-Mitarbeitern mitgeteilt.

Des Weiteren sind wir dadurch in der Lage Ihnen unsere kurzen Reaktionszeiten für den Service und die Lieferung der Verbrauchsmaterialien zu gewährleisten.

Der Aufwand für den Betreiber ist minimal, effektiv und planbar von den Kosten. Egal ob es sich um einzelne Geräte handelt oder um Flotten aus mehreren Multifunktionsgeräten und Druckern.

Über docunova GmbH

Die docunova GmbH ist Ihr regionaler Innovationspartner, aus dem Wetteraukreis, nördlich von Frankfurt, zwischen Giessen und Hanau.

Unsere Zielgruppe sind klein- und mittelständischen Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Freiberufler.

Wir beschäftigen uns bereits seit 30 Jahren mit den Dokumenten unserer Kunden.

In der Vergangenheit ausschließlich mit Kopie- und Drucksystemen. In der Gegenwart ergänzend zu den modernen Multifunktionsgeräten, mit zeitgemäßen IT-Lösungen wie z.B. Dokumentenmanagement Systeme.

Bei Fragen oder Information zu weiteren Bürokommunikations-, IT- und Kommunikationslösungen nehmen Sie bitte gerne Kontakt zu uns auf.