Warum ist eine moderne Telefonanlage mehr als eine Telefonanlage?

Eine moderne Telefonanlage kann längst viel mehr, als was die meisten von einer Telefonanlage erwarten. Aktuelle Telefonanlagen sind Kommunikationsserver – Unified Communication & Collaberation (UCC) Systeme.

Was das genau bedeutet und welche Vorteile die „neuen“ Telefonanlagen den Unternehmen bieten, haben wir hier kurz und knapp für Sie zusammengefasst.

Was sind die Unterschiede zwischen einer Telefonanlage und einem Kommunikationsserver?

Mit einer klassischen Telefonanlage kann der Benutzer hauptsächlich telefonieren. Oftmals wird eine Software mit ausgeliefert mit der der Benutzer zusätzlichen Komfort bekommt:

  • Pflege eines Telefonbuchs
  • Erkennen und Anzeigen der Anrufer
  • CTI-Wahl aus Drittanwendungen per TAPI, z.B. Outlook

Nichtsdestotrotz sind die meisten herkömmlichen Telefonanlagen nur ausreichend in die IT-Landschaft integriert.

Bei aktuellen Kommunikationsservern ist die IT-Integration automatisch Bestandteil der Lösung. Diese Telefonanlagen sind im Grunde genommen Software und dadurch “by Design“ schon als Bestandteil der IT-Infrastruktur vorbereitet.

Das macht die Kommunikationserver zu mehr als nur zu einer Telefonanlage. Dementsprechend beinhalten moderne Telefonanlagen verschiedene Dienste:

  • Sprache (Telefonie)
  • Videotelefonie
  • Text-Nachrichten (Chat, Instant-Messaging)
  • Faxserver

Diese Dienste sind vielfach auch ohne Endgeräte Hardware, einfach über Software Anwendungen, nutzbar.

Die Integration der verschiedenen Dienste wird deshalb Unified Communication & Collabaration (UCC) genannt.

Welche Vorteile bringt UCC für Unternehmen?

Unternehmensprozesse sollen effizienter werden. Die Wahl geeigneter Kommunikationsmittel ist dabei ein Baustein. Um die steigende Anforderung gerecht zu werden vereinen moderne UCC Kommunikationsserver diese Möglichkeiten.

Insbesondere das Chatten hat in den vergangenen Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Die kurzen und formlosen Text-Nachrichten haben der klassischen E-Mail den Rang abgelaufen. Für kurze Informationen oder interne Kommunikation ist ein Chat meistens ausreichend und besser geeigneter. Dennoch sind verbreitete Lösungen, wie z.B. WhatsApp für geschäftliche Kommunikation nicht geeignet. Zum einen wegen der dezentralen und schwer nachvollziehbaren Datenhaltung und weil Anbieter, wie z.B. WhatsApp dadurch nicht DSGVO konform sind.

Die Chat Funktion der Telefonanlage belässt die Dialoge und Daten in ihrem Unternehmen. Somit kommuniziert Ihr Team vollkommen sicher.

Softwareanwendungen und Smartphone Apps sorgen für einen hohen Bedienkomfort bei modernen Telefonanlagen

In der Vergangenheit sind die Möglichkeiten der Telefonanlagen kaum genutzt worden. Die Funktionalitäten waren häufig nicht transparent und die Bedienung zu kompliziert.

Bei aktuellen Kommunikationsservern hat sich das geändert. Viele Hersteller liefern umfangreiche Softwarepakete für stationäre Rechner oder Laptops aus. Außerdem existieren meisten zusätzlich Apps für Smartphones.

Zeitgemäße und intuitive Bedienoberflächen sorgen dafür, dass die Benutzer die Möglichkeiten und die unterschiedlichen Dienste der Telefonanlagen jetzt effizient für das Unternehmen nutzen.

Egal ob im Büro, im Home-Office oder von Unterwegs per Smartphone.

Mit der UCC Client-Software auf Ihrem Rechner können Sie die verschiedenen Medien wie Telefonie, Videotelefonie, Chat und Telefax einfach nutzen. Sie einen Überblick über den Status Ihrer Kollegen und einfachen Zugriff auf Ihre Kontakte.

UCC Client Software

UCC ist nicht nur Chat

Durch die Bündelung der verschiedenen Kommunikationsdienste auf einem System, hat der Anwender immer die Wahl das geeignete Instrument zu wählen. Dafür muss er nicht die Anwendung verlassen!

Oftmals ist in den Softwarepaketen ein Softphones enthalten. Das erlaubt dem Benutzer, direkt über die Anwendung zu telefonieren oder sogar ein Video-Telefonat zu führen.

Teure und verschleißanfällige Hardware Endgeräte können entfallen, genauso wie weiterhin die Infrastruktur für deren Verkabelung und Switche. Ein Headset als Hardware ist ausreichend.

Des Weiteren werden Kosten für die Programmierung und Einrichtung dieser Endgeräte reduziert. Schließlich wird der Anwender über die Softwareanwendung in die Lage versetzt, sich seinen Arbeitsplatz nach den persönlichen Bedürfnissen einzustellen, z.B. Besetzt-Tasten oder Zielwahl-Tasten.

Integration in die IT-Infrastruktur

Die technische Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens findet bei modernen Telefonanlagen über das Netzwerkprotokoll TCP/IP statt – Voice over IP (VoIP)! Die vorhandene IT-Verkabelung kann somit in der Regel genutzt werden, ohne das eine Erweiterung stattfinden muss. Das macht die Installation eines Kommunikationsserver sehr einfach und schnell.

Weiterhin werden manche Systeme wahlweise als virtuelles Image ausgeliefert. Diese können daher neben den Server-Betriebssystemen als virtuelle Appliance auf dem Server betrieben werden. Somit entfällt zusätzlich der “Kasten” an der Wand oder im Rack.

Moderne Telefonanlagen bringen in der Regel eine große Anzahl an Schnittstellen und Konnektoren mit. Die Systeme lassen sich mit CRM- und ERP-Systemen koppeln und integrieren. Für gängige Programme von Outlook über DATEV bis Salesforce stehen oftmals fertige Lösungen bereit.

Als kleines Beispiel entfällt z.B. die lästige Pflege eines Telefonbuches, weil die Telefonanlage auf die Daten aus den schon vorhandenen Anwendungen zugreift und damit die Daten immer auf dem gleichen Stand sind.

Wie unterstützen moderne Telefonanlagen aktuelle Arbeitsplatzkonzepte?

Die IT-Integration der Kommunikationsserver hat noch weitere große Vorteile.

Insbesondere jetzt, wo sich Arbeitsplatzkonzepte ändern!

Mitarbeiter sollen unterwegs oder im Home-Office genauso erreichbar sein wie im Büro. Mit den modernen Telefonanlagen lässt sich dieser Wunsch einfach und schnell umsetzen. Eine Internetverbindung ist in den meisten Fällen ausreichend, dass der Anwender von überall auf die Kommunikationsdienste zugreifen und nutzen kann.

Egal ob von unterwegs mit dem Smartphone oder aus dem Home-Office per Laptop.

Fazit

Mit modernen Kommunikationsservern können Sie genauso “nur” telefonieren wie mit einer “alten” Telefonanlage. Sie können mit Endgerät oder auch mit einem Softphone telefonieren.

Zu vielen etablierten Softwareanwendungen gibt es Konnektoren. Dadurch sind die Kommunikationsserver nahtlos in die IT-Infrastruktur integrierbar. Folglich erhöht sich dadurch die Effizienz in der Kommunikation und der Verwendung.

Manche Systeme lassen sich als virtuelle Appliance auf Ihrem Server hosten, das erhöht die Ausfallsicherheit und sorgt je nach Konzept für Redundanz.

Es entfallen Kosten für Schulung und Wartung von unterschiedlichen Systemen, da Unified Communication & Collaberation (UCC) Systeme verschiedene Dienste miteinander vereinen.

Über docunova GmbH

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Unsere Zielgruppe sind klein- und mittelständischen Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Freiberufler.

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